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3 reglas de oro para gestionar tu correo electrónico: Simplicidad Brutal

*Pedro Reymond



¿Al levantarte lo primero que haces es revisar tu correo? Déjame decirte que sin darte cuenta esta acción se ha vuelto un hábito compulsivo y excesivo que te hace perder tiempo y eleva tus niveles de estrés.


Pensarás que soy exagerado en lo que te digo. Pero, existen investigaciones serias que afirman que muchos trabajadores pasan horas valiosas de su tiempo revisando y respondiendo correos constantemente.


De acuerdo con un estudio publicado por Atlassian, un trabajador en una compañía puede recibir un promedio de 304 correos semanalmente relativos a asuntos laborales. Además, ese empleado revisa cada hora 36 veces el correo, lo cual interrumpe sus labores y necesitará 16 minutos para enfocarse nuevamente en lo que estaba haciendo.


Por otra parte, en un análisis de la consultora McKinsey del año 2012 se determinó que un profesional invierte un 28% de su jornada laboral en revisar su email. Imagina cuánto pudo haber aumentado esta cifra con el uso de los dispositivos móviles en la actualidad.


También, en la investigación del 2016 “El costo del trabajo interrumpido: más velocidad y estrés”. Realizado por Gloria Mark de la Universidad de California en los Estados Unidos se reveló que una de las causas de interrupciones en el trabajo es por revisar el correo electrónico.


De hecho, en una entrevista Mark afirmó que la media obtenida en el estudio fue de 77 veces diariamente y en casos extremos 405 veces. Por ende, esto ocasionará interrupciones que hacen perder más tiempo. Porque, puedes tardar hasta 25 minutos en retomar la tarea anterior a la distracción.


Efectos negativos de revisar el correo electrónico con tanta frecuencia

Seguramente que estarás sorprendido con estas estadísticas que te he mencionado. Ahora te impresionarás mucho más cuando conozcas los efectos negativos de revisar el correo electrónico con tanta frecuencia.


Interrumpe tus labores

Citando nuevamente Gloria Mark, ella afirma que una persona se concentra apenas 47 segundos frente a cualquier pantalla. Entonces, si cada vez que ocurre una distracción por leer el email, responder mensajes y tomar decisiones tu cerebro tardará 25 minutos en volver a concentrarte en tus asignaciones anteriores. Te has preguntado ¿cuánto tiempo perderás en tu trabajo al día, a la semana y al mes?


Puedes crear adicción

La revisión compulsiva y excesiva del correo electrónico te conduce a la adicción. Pues, te estás condicionando para realizar repetidamente una actividad que es aprendida. De hecho, si estás en un ambiente donde a diario te envían correos y sabes que al abrirlos recibes información de todo tipo. Entonces, te acostumbrarás a esa conducta todos los días y a cada rato.


Caes en la procrastinación

Cuando se vuelve una costumbre incontrolable la revisión del correo electrónico tiendes a caer en la procrastinación. Lo cual te hace postergar las actividades que estás haciendo por dedicarle tiempo a la revisión del email.


Al procrastinar con frecuencia no solo evades tus responsabilidades, esto te hará sentir mal, pero igualmente lo vuelves a hacer. Ya que, piensas que es una buena idea dejar de lado la redacción de un informe por mirar tu bandeja de correo. Entonces, cuando retomas la tarea experimentarás sentimientos de culpabilidad y ansiedad por no cumplir con tus labores.


Pierdes tiempo

El correo electrónico es un mar profundo donde puedes perderte si no tomas el control. Por ejemplo, llega a tu bandeja un mensaje, lo abres y luego te invita a pulsar clic para ir a otro sitio. Entonces, comienzas a prestarle atención a otras cosas que a tu parecer son interesantes. En consecuencia, esta actividad te roba tiempo que requieres para cumplir con las tareas que ya tienes en tu agenda.


Se elevan tus niveles de ansiedad y estrés

Revisar tu correo con tanta frecuencia durante tu jornada laboral te resta tiempo para llevar a cabo tus asignaciones. De modo que, haces intentos por trabajar más rápido y efectuar varias tareas simultáneamente. Las tareas múltiples hacen que te equivoques, reinicies los procesos a causa de errores y es allí donde comienzas a estresarte y a sufrir de ansiedad.

Por ello, las personas con ansiedad y estrés comienzan a sufrir de otras afecciones. Como dolores de cabeza, insomnio, agotamiento, entre otras.


3 REGLAS DE ORO PARA GESTIONAR EL CORREO ELECTRÓNICO

Hasta el momento has visto como el correo electrónico puede convertirse en una locura tecnológica del siglo XXI si lo revisas sin control a cada rato. A partir de este momento te daré 3 reglas de oro para gestionarlo.


1 establece un horario específico para revisar el correo electrónico

Determina las veces al día que revisarás tu bandeja de entrada. Ya que, hacerlo en exceso hará que pierdas tiempo valioso. Un aspecto importante es que procures que la primera cosa que hagas al comenzar tu día no sea revisar el correo. Esto es un error que te resta productividad y energía.


Por tanto, es recomendable establecer un horario conveniente y un tiempo prudencial para invertirlo en esta actividad. Si tienes disciplina y estableces un espacio en la mañana y otro en la tarde para cumplir con la revisión de tu correo es suficiente y no tendrás inconvenientes.


2 ataca a fondo y elimina al enemigo

Cuando inicies tus bloques de gestión de correo electrónico, dedícate solo a esto en ese lapso de tiempo. Es decir, evita efectuar múltiples tareas que a la larga solo te conducirán a lo mismo. Como perder tiempo, desperdiciar energía, limitar tu concentración y no completar ninguna asignación.


Por esto, aprovecha al máximo los períodos establecidos por ti para revisar el correo. Solamente enfocándote a leer los mensajes, contestarlos, archivar, eliminar lo que no te sirva y cualquier otra acción relacionada con tu email.


Has todo lo que puedas en esa sesión y trata de no dejar cosas pendientes a no ser que sea necesario.


3 prioriza tus asuntos

Cuando estés gestionando tu correo ocúpate de tus asuntos primero. Atender los asuntos de otros es algo que puede esperar. Puesto que, debes aprovechar al máximo el tiempo que tomas en el correo para ocuparte de tus cosas en primer lugar.


Estas son las 3 reglas de oro para gestionar tu correo.


Bueno pensándolo bien te proporcionaré otra. De manera que, gestiones tu correo como un gran crack. J


4 fija la cantidad de renglones para escribir tus correos

Los correos electrónicos extensos tipo periódico te restarán mucho tiempo. Por tal motivo, es conveniente que fijes renglones que no sobrepase de cinco para escribir tus mensajes, pues si redactas correos cortos ganarás más tiempo.


Además, te recomiendo que si es muy extenso lo que tienes que tratar uses recursos como las llamadas telefónicas o una video conferencia. Asimismo, conversa con quienes reciben tus mensajes y explícales sobre tus reglas de gestión de email.


Para finalizar, si cumples con estas recomendaciones tus hábitos compulsivos de revisar con exceso el correo quedarán atrás. Así, tendrás el control sobre esta herramienta y la gestionarás en modo súper productivo.


 

*PEDRO REYMOND

Coach para líderes hispanoamericanos con sede en Madrid, España.

Soy el creador del sistema de alta productividad Simplicidad Brutal, con el que ayuda a líderes a multiplicar sus resultados, tener más tiempo libre y vivir con menos estrés y preocupaciones a través de la simplificación del trabajo y de la vida.

Mi misión es ayudar a personas extraordinarias a obtener esos resultados que parecen “imposibles” y que logren vivir una vida maravillosa.

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